ラックニュースやHPのサイトや幹事報告などにより､他クラブの例会内容や日時を確認し､自クラブの幹事にメーキャップ要請をする｡
幹事が相手方の幹事に連絡し､許可を得た時点でメーキャップ権利が生ずる｡
例会場ではメーキャップカードを記入し相手方の会計または幹事に渡す｡
任意でニコニコをしてもよい｡
例会には登録料やメーキャップ料がかかる場合があるので､金額等を確認しておく必要がある｡
会計は、メーキャップカード・ニコニコ袋を机上に用意して、記入してもらう｡また登録料やメーキャップ料を徴収する｡
幹事はメーキャップカードを回収し､サインした後相手方の幹事に届くよう配慮する｡
会長は例会の中にビジター紹介を設ける｡このとき回収したメーキャップカードが手元に無いと間違いの元になる｡
例会にメーキャップしたことを証明するカードで､上半分は切り取って名札代わりに胸ポケットに差す｡
下半分は原則として被メーキャップクラブの幹事が一旦預かり､サインを記入後メーキャップ者のホームクラブの幹事へ送り返すことになっている｡
しかし、この形態が効率的でないという理由で、メーキャップ者がそのままホームクラブの幹事まで持って帰ってもらうこともある｡
メーキャップ者のホームクラブの幹事は、メーキャップ先から送られてきた（メーキャップ者が持って帰った）カードを保管し､年度末に地区へ送付しなければならない｡★メーキャップ者はカードに名前とクラブ名を記入します。
（右図の青）
★被メーキャップクラブの幹事はカードにサインを記入します。
（右図の赤）